De nos jours, la communication interne et le partage d’informations sont devenus essentiels au bon fonctionnement des entreprises. Dans ce contexte, l’intranet s’impose comme un outil incontournable pour optimiser la gestion de ces aspects cruciaux. Cependant, mettre en place un intranet représente un investissement conséquent dont les coûts doivent être évalués avec précision. Cet article vous propose ainsi d’examiner les différents éléments qui constituent le coût de création d’un intranet.
Qu’est-ce qu’un intranet et quels sont ses avantages ?
Un intranet est un réseau privé interne à une entreprise qui utilise les mêmes technologies que l’internet (serveurs web, protocole HTTP, etc.). Il permet à l’ensemble des employés d’accéder facilement aux informations et aux ressources nécessaires à leur travail, tout en favorisant la collaboration et la communication entre eux.
Les principaux avantages d’un intranet sont :
- L’amélioration de la communication interne grâce à des outils tels que les forums de discussion, les messageries instantanées ou encore les espaces collaboratifs.
- La centralisation des informations et documents utiles dans une base de données unique et accessible à tous les employés.
- L’optimisation des processus internes en automatisant certaines tâches et en facilitant le suivi des projets.
- Le renforcement du sentiment d’appartenance et de la culture d’entreprise par la diffusion d’informations sur les valeurs, les projets et les réussites de l’entreprise.
Les facteurs qui influencent le coût de création d’un intranet
Le coût de création d’un intranet varie en fonction de plusieurs facteurs, parmi lesquels :
- La taille et la complexité du projet : plus l’intranet est important et doit répondre à des besoins spécifiques, plus son développement sera coûteux.
- Les choix technologiques : l’utilisation de technologies propriétaires ou open-source, ainsi que le type de serveurs (dédiés ou mutualisés) ont un impact significatif sur le coût global du projet.
- L’intégration avec les systèmes existants : si l’intranet doit être connecté à d’autres applications ou bases de données internes, cela peut générer des coûts supplémentaires.
- Les compétences internes : selon les compétences disponibles en interne, il peut être nécessaire de faire appel à des prestataires externes pour certains aspects du projet (développement, design, formation des utilisateurs…), ce qui entraîne des coûts supplémentaires.
Répartition des coûts pour la création d’un intranet
Pour mieux appréhender le budget nécessaire à la mise en place d’un intranet, il est possible de répartir les coûts en différentes catégories :
- Coûts de développement : ils concernent la conception et la réalisation de l’intranet, ainsi que l’achat ou la location de serveurs pour héberger les données. Selon la complexité du projet, ces coûts peuvent représenter entre 50% et 80% du budget global.
- Coûts de maintenance : ils englobent les mises à jour, les sauvegardes, la surveillance des performances et les éventuelles interventions en cas de problèmes techniques. Ils représentent généralement entre 15% et 25% du budget total.
- Coûts de formation et d’accompagnement : il s’agit des coûts liés à la formation des utilisateurs et à leur accompagnement dans l’appropriation de l’outil. Ils peuvent varier entre 5% et 10% du budget.
Il est important de noter que ces pourcentages sont donnés à titre indicatif et peuvent varier en fonction des spécificités de chaque projet.
Exemples chiffrés pour estimer le coût d’un intranet
Pour donner une idée plus concrète des coûts liés à la création d’un intranet, voici quelques exemples chiffrés :
- Pour une entreprise de moins de 50 salariés, avec un intranet simple (partage d’informations, annuaire des employés…), le coût peut se situer entre 10 000 € et 20 000 €.
- Pour une entreprise de taille moyenne (entre 50 et 200 salariés), avec un intranet plus complet (forums, espaces collaboratifs, gestion de projets…), le coût peut s’élever à entre 20 000 € et 50 000 €.
- Enfin, pour une grande entreprise (plus de 200 salariés) nécessitant un intranet sur mesure avec des fonctionnalités avancées et une intégration avec d’autres systèmes internes, le budget peut atteindre 100 000 € voire plus.
Il est essentiel de prendre en compte ces coûts dans la réflexion stratégique de l’entreprise, en les mettant en perspective avec les bénéfices attendus en termes d’amélioration de la communication interne, d’optimisation des processus et de renforcement de la culture d’entreprise.
La création d’un intranet représente donc un investissement stratégique dont les coûts doivent être analysés avec rigueur. En prenant en compte les facteurs qui influencent ces coûts ainsi que les différentes catégories budgétaires, les entreprises pourront mieux anticiper cet investissement et optimiser leur déploiement.